COO An Nhiên Cafe chia sẻ góc nhìn vận hành khi xây dựng hệ thống cho chuỗi F&B đang mở rộng

Tôi là Hiếu Trần, COO của An Nhiên Cafe. Bài viết này ghi lại những kinh nghiệm thực tế trong quá trình vận hành và chuẩn hóa hệ thống cho một chuỗi F&B đang tăng trưởng – từ góc nhìn của người trực tiếp chịu trách nhiệm mỗi ngày.

1. Khi nào một chuỗi F&B bắt đầu “chạm trần” cách làm thủ công?

Một chuỗi F&B nên làm hệ thống khi số cửa hàng tăng khiến việc quản lý bằng kinh nghiệm cá nhân không còn hiệu quả. Ở An Nhiên Cafe, các dấu hiệu thường thấy là chất lượng không đồng đều, tồn kho lệch và kiểm kê không còn đáng tin.

2. Vì sao hệ thống F&B phải phục vụ vận hành?

Hệ thống chỉ có ý nghĩa khi giúp vận hành nhẹ hơn. Nếu hệ thống làm tăng thao tác tại quầy, khả năng thất bại là rất cao. Nguyên tắc xuyên suốt của chúng tôi là: hệ thống đưa vào phải giúp công việc nhẹ hơn, hoặc ít nhất không nặng hơn trước.

3. Kho và hao hụt là bài toán khó nhất

Trong F&B, kho và hao hụt khó kiểm soát hơn báo cáo tài chính vì liên quan trực tiếp đến thói quen con người. Việc ứng dụng giải pháp chuyên sâu như Acumatica F&B Edition đã giúp chúng tôi tự động hóa việc đối chiếu định mức và thực tế.

4. Barcode và mobile giúp hệ thống "sống được"

Barcode trên mobile giúp nhân viên thao tác nhanh hơn, giảm sai sót. Hiện nay, phần lớn nghiệp vụ tại quầy của An Nhiên Cafe đều được thực hiện trên điện thoại. Điều này giúp hệ thống trở thành công cụ hỗ trợ thay vì lớp kiểm soát gây áp lực.